Politique de confidentialité

La présente politique de protection des données personnelles vous informe sur la manière dont Thelcée, en tant que responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant (« Données Personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

QUELLE RÉGLEMENTATION ?

Nous respectons le droit applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), ainsi que la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur.

COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Thelcée peut être amené à recueillir vos données personnelles dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, projets communs, partenariats, candidatures, de votre venue dans ses locaux, de la visite de son site internet ou encore via les réseaux sociaux.

Spécificités du site internet

Quand vous laissez un commentaire sur notre site, les données inscrites dans le formulaire de commentaire, mais aussi votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur sont collectés pour nous aider à la détection des commentaires indésirables.

Une chaîne anonymisée créée à partir de votre adresse e-mail (également appelée hash) peut être envoyée au service Gravatar pour vérifier si vous utilisez ce dernier. Les clauses de confidentialité du service Gravatar sont disponibles ici : https://automattic.com/privacy/. Après validation de votre commentaire, votre photo de profil sera visible publiquement à coté de votre commentaire.

Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.

QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ET TRAITÉES ?

Nous ne traitons que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui nous est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées :

• Pour la réalisation des missions qui lui sont confiées : Thelcée est amené à collecter des Données Personnelles relatives à la gestion de la clientèle et du projet et notamment le nom et les coordonnées professionnelles de nos interlocuteurs.

• Dans le cadre du recrutement : les Données Personnelles collectées et traitées par Thelcée sont votre nom, prénom, coordonnées, ainsi que toutes données relatives à la qualification et à l’expérience du candidats (ex : diplômes, emplois précédents, etc…).

Nous vous remercions de limiter les informations que vous nous communiquez à un cadre strictement professionnel et de ne pas faire figurer sur vos curriculums vitae des informations sensibles (notamment relatives à votre religion, votre appartenance syndicale ou votre santé). Nous ne souhaitons en effet pas collecter des données sans rapport avec la relation professionnelle que nous pourrons établir.

• Dans le cadre de la gestion de ses partenaires et sous-traitants : Thelcée traite les données nécessaires à l’exécution de nos accords contractuels : nom de la structure, noms, prénoms, adresse postale, coordonnées téléphoniques et email, numéro de siret et de tva ainsi que toutes les données concernant la qualité du travail fourni.

POURQUOI VOS DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Thelcée collecte et utilise vos Données Personnelles pour les besoins de son activité et notamment aux fins suivantes :

Concernant nos clients :

• Traiter vos demandes et vos projets ;
• dialoguer avec vous dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, etc. ;
• partager avec vous des informations sur Thelcée, sur nos services ou nos partenaires ;
• exceptionnellement participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects.

Concernant les candidats, pour traiter votre candidature à un poste.

Concernant les partenaires et sous-traitants nous traitons vos données :

• les besoins de la bonne exécution de nos obligations respectives au titre du contrat nous unissant ;
• les besoins de communication avec nos clients, partenaires et fournisseurs, vos coordonnées professionnelles pouvant être transmises à des tiers dans ce cadre.

Concernant l’ensemble des personnes concernées, nous traitons également vos données pour :

• mettre à jour vos données (campagnes de mises à jour) ainsi que vous permettre d’exercer vos droits auprès de Thelcée (demandes de droit d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité et d’opposition) ;
• procéder à la gestion administrative de nos relations concernant notamment les contrats, les commandes, les factures etc. ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur ;
• et surtout pour pouvoir garder le contact et prendre de vos nouvelles !

SUR QUELLES BASES VOS DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Vos données personnelles sont traitées par Thelcée dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

• lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : prise en charge d’un dossier, candidature…) ;
• lorsque les intérêts légitimes de Thelcée peuvent être de nature à justifier un traitement par ce dernier (ex. : mesures de sécurité informatique, prospection, fichier client prospect, carte de vœux …).

COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Thelcée conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :

• Données personnelles des clients/prospects/Partenaires d’affaires et sous-traitants : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact avec ce dernier ;
• Données personnelles des candidats (recrutement) : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue)

QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos Données Personnelles sont confidentielles. Seules les personnes dûment habilitées par Thelcée peuvent accéder ces données, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (hébergement et maintenance informatique, comptabilité, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.).

Dans tous les cas de transfert de vos Données Personnelles à des tiers Thelcée s’assure que les Données Personnelles transmises continuent de bénéficier d’un niveau de protection équivalent à celui mis en place par Thelcée et demande des engagements contractuels afin que vos Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requise.

Nos sous-traitants sont :

• pour notre site web, nos emails et le stockage de données : la société 02Switch (l’hébergement de l’ensemble des données est réalisé sur des serveurs situés en France) ;
• pour nos communications groupées : The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp, qui s’est engagée à respecter la règlementation Européenne en matière de données à caractère personnel et traite les données en tant que sous-traitant et responsable de traitement (mailchimp.com/legal/privacy/#3._Privacy_for_Contacts)

QUELLES SONT LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE ?

Thelcée assure la sécurité de vos Données Personnelles en mettant en place une protection des Données Personnelles renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques (anti-virus, firewall, hébergement et emails sécurisés etc.).

Malgré ces mesures raisonnables pour protéger vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible. Ainsi, et conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, Thelcée s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

Il vous appartient bien entendu également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos Données Personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…).

QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Droit d’information : droit à une information claire et précise des conditions de traitement de vos Données Personnelles, c’est l’objet de la présente Charte !

Droit d’accès : il vous permet d’avoir accès auprès de Thelcée à l’ensemble des Données Personnelles vous concernant ainsi que la confirmation que vos Données Personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement.

Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de Thelcée, dans les meilleurs délais (et par défaut, dans les 30 jours), la rectification de vos Données Personnelles.

Droit à l’effacement de vos Données Personnelles : sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à Thelcée l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
• Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit de limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant : ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

• lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
• lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
• lorsque Thelcée n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
• lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité de vos Données Personnelles : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, vous permet de recevoir les Données Personnelles que vous avez fournies à Thelcée dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que Thelcée y fasse obstacle. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par Thelcée. Les données concernées par la portabilité sont limitées aux données brutes que vous nous avez transmises.

Droit de retrait du consentement au traitement des Données Personnelles : Lorsque Thelcée traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en adressant une demande à Thelcée (cf ci-dessous « Comment exercer mes droits ? »). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ni fondé sur un autre fondement tel que par exemple l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : si malgré les efforts de Thelcée pour préserver la confidentialité de vos Données Personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

Droit de décider du sort de vos données personnelles après votre mort : vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. Thelcée s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, Thelcée reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’opposition et de suppression pour procéder à la clôture du compte du défunt et s’opposer au traitement de ses données.

COMMENT EXERCER MES DROITS ?

Pour toutes les demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande, accompagnée d’une copie de tout document d’identité de la façon suivante :

• par email à l’adresse tania@thelcee.com

Thelcée s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à Thelcée. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Les informations vous seront fournies par voie électronique.

Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de notre inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

Pour les besoins de la traçabilité et de preuve de la suppression de vos données, nous conserverons votre demande de suppression, la date de la suppression effective et la date de la réponse envoyée par Thelcée pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la suppression effective des données.

DROIT APPLICABLE

La présente politique est soumise au droit français.

Dernière mise à jour le 6 septembre 2021